Hjælp til det frivillige arbejde i Epilepsiforeningen

Man kan være frivillig på forskellige måder i Epilepsiforeningen.

Foreningens hjemmeside har et særligt afsnit til frivillige, som du finder her.

De fleste er frivillige gennem deres lokalkredse og netværk, mens andre er det via deres valg til hovedbestyrelsen, ungdomsudvalget, diagnosegrupper som Dravet Danmark eller på anden vis.

Rammerne for det det lokale kredsarbejde er fastlagt i § 11 i foreningens vedtægter samt foreningens “Aktivitetsplan 2022-2024” som vedtages på foreningens landsmøde, der afholdes hvert 2. år.

Det er i høj grad kredsen som selv beslutter og definerer hvordan man arbejder frivilligt lokalt.

I daglig praksis er det som oftest kredsene der planlægger og afvikler hovedparten af foreningens sociale medlemsaktiviteter, netværksaktiviteter og lokale oplysningsaktiviteter. Nogle afholder kredsene selv, mens andre planlægges og afvikles i et samarbejde mellem flere kredse; typisk de lidt større aktiviteter.

På foreningens hjemmeside, kan man se en oversigt over alle aktuelle aktiviteter via Arrangementer – Epilepsiforeningen

Du finder et overordnet organisationsdiagram her.

Kredsens øverste myndighed er generalforsamlingen, som skal afvikles hvert år inden d. 1. marts. Mellem generalforsamlingerne er det bestyrelsen som leder det lokale arbejde, og som i praksis omsætter beslutningerne til aktiviteter.

Se også § 14 i foreningens vedtægter.

Efter generalforsamlingen, vil alle kredsbestyrelsesmedlemmer få tilsendt link til frivillighåndbogen, så de har et godt afsæt til deres frivillige arbejde i foreningen.

Særligt for formænd

Er du nyvalgt formand, skal du være særligt obs på disse punkter:

• Det er formanden opgave at lede og fordele arbejdet mellem bestyrelsesmedlemmerne indenfor rammen af vedtægterne.
• Det er formanden som er medlem af hovedbestyrelsen, og generelt bindeled mellem kredsen og organisationen.
• CVR-nummer: Kredsen har eget CVR-nummer, og her skal formanden altid være registreret. Så man skal sørge for at blive ”omregistreret” hvis der skiftes formand, og det gør man på virk.dk. Der skal bestilles et MitID til brug for dit foreningsarbejde via MitID  – bemærk; her kan man godt bruge sig eget, men det kræver at kredsens CVR.nr. bliver knyttet op på det private MitID (det får man typisk god hjælp til via deres supportfunktion)
• Nye fuldmagter til banken: Der skal laves nye fuldmagter til kredsen bankkonto, hvor der skal medsendes ID-oplysninger (pas, kørekort samt sundhedskort). Kontakt jeres bank for om de evt. har et skema til formålet. Formand og kasserer har sædvanligvis fuld adgang til bankkontoen. For de kredse som bruger foreningens bogholder til deres regnskabsføring, skal denne også have adgang.
• Kredsformanden har adgang til en ”epilepsimail” som altid følger den til enhver tid siddende formand. Kontakt landskontoret angående oprettelse og adgang til dette.
• Arrangementer betales som oftest med medlemmernes betalingskort ved tilmelding på foreningens hjemmeside, men kredsen kan overveje at oprette MobilePay til betaling af små arrangementer som fx netværkscaféer, hvor tilmelding ikke foregår via hjemmesiden.

Oprettelsen koster et engangsbeløb, men hold øje med kampagner, hvor man kan komme i gang for 0 kr.  Efterfølgende koster det et lille gebyr pr. transaktion/betaling.

Adgangen til MobilePay portalen kan med fordel deles mellem formand og kassereren, som skal kunne tilgå betalingerne til bogføringen.

Møder i foreningen

Epilepsiforeningen afvikler et antal møder årligt, hvor alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter ofte inviteres med.

Det er ofte her, man kan udveksle erfaringer med andre frivillige fra hele landet, samt møde forskellige ansatte fra kontoret.

Det kan derfor anbefales at deltage, hvis man på nogen måde kan få det til at hænge sammen.

Møderne offentliggøres løbende på kalenderen på hjemmesiden – og formanden kan se dem i foreningens fælles OneDrive kalender

Rejseudgifterne til disse møder dækkes af landskontoret – der udfyldes en rejserefusionsblanket som sendes til landskontoret.

Referater fra møder i foreningen

Godkendte referater fra møder i hovedbestyrelsen og forretningsudvalget sendes fra kontoret til alle frivillige og offentliggøres på foreningens hjemmeside.

Kredsene skal indsende referater fra generalforsamlingen samt bestyrelsesmøder til epilepsi@epilepsiforeningen.dk, som landskontoret herefter uploader på hjemmesiden

Du finder alle referater fra foreningen her

Har du brug for en skabelon til jeres referater kan du finde en skabelon her.

Interessepolitisk arbejde som frivillig – lokalt og centralt

Epilepsiforeningen er medlem af tre interessepolitiske paraplyorganisationer: Danske Handicaporganisationer (DH) og Danske Patienter (DP) og ISOBRO.

Det er blandt andet via disse kanaler, at Epilepsiforeningen søger politisk indflydelse; både centralt, men også lokalt.

Er du interesseret i interessepolitisk arbejde for Epilepsiforeningen, er der flere muligheder:

• Centralt udpeges der med jævne mellemrum repræsentanter for Epilepsiforeningen til at sidde i ministerielle arbejdsgrupper, råd, nævn, bestyrelser eller lignende. Ofte sker dette via DH og DP, som efterlyser kandidater. Nogle gange besættes disse poster med frivillige, andre gange med nogle af foreningens ansatte. Det afhænger af opgavens karakter, og hvilke kvalifikationer, der er brug for.

De pågældende poster indstilles man typisk til af den til enhver tid siddende landsformand, som i samarbejde med foreningens direktør, afgør hvem der har de rette kompetencer til den pågældende opgave. Typisk vil det herefter være DH eller DP som træffer den endelige afgørelse på hvem som får opgaven.

• Lokalt findes en lokal DH-afdeling i alle landets kommuner, og det er DH´s medlemsorganisationer, der indstiller folk til bestyrelserne. Se mere om det lokale handicappolitiske arbejde her

På samme side finder kredsbestyrelsen samtidig de blanketter som skal udfyldes, hvis man enten ønsker at tilslutte sig lokalforeningen, eller indstille en kandidat til lokalpolitisk arbejde via DH.

DH udpeger repræsentanter til en række forskellige poster i kommuner og regioner; eksempelvis lokale handicapråd.

Gennem disse forskellige råd, kan du få direkte indflydelse på din kommunes handicappolitik, og det er vigtigt! For det er kommunerne, der træffer mange af de væsentlige beslutninger, der vedrører mennesker med handicap og kronisk sygdom.

Hvis du synes det lyder spændende, og vil du være med til at påvirke den politiske retning i din egen kommune, skal du kontakte formanden for din kredsforening i Epilepsiforeningen.

Kredsformanden tager herefter en snak med dig, hvor du fortæller lidt om dig selv, din baggrund og så er det kredsen der vurderer om du kan varetage opgaven på vegne af foreningen. Det er nemlig din lokale kreds som indstiller dig til de lokale poster i DH-systemet. Og man behøver ikke at være medlem af den lokale kredsbestyrelse, for at blive indstillet til en post.

Kredsen kan med fordel overveje hvordan man holder kontakten til repræsentanterne og holder dem a´ jour med foreningens holdninger osv.

Økonomien i kredsarbejdet

Kredstilskud:

Hver kreds modtager automatisk kredstilskud fra landsforeningen to gange om året:

• I maj måned udbetales kr. 10.000 som et standardtilskud.
• I november udbetales et supplerende beløb som beregnes på følgende måde: 10% af kredsens medlemstal ganget med 250.

Kredstilskuddet har til formål at dække medlemsaktiviteter, bestyrelsesomkostninger, It, telefoni o.l.

Kredsbestyrelsen kan orientere sig i de til enhver tid gældende rammer for godtgørelse og andet til frivillige her.

I forhold til den løbende økonomistyring i kredsbestyrelsen, er det en god ide at gennemgå økonomien fast på hvert bestyrelsesmøde og gennemgå regnskabet i bestyrelsen forud for generalforsamlingen.

Man kan i denne sammenhæng med fordel orientere sig i Center for Frivilligt Socialt Arbejdes (CFSA) info-guide omkring bestyrelsesansvar.

Hvilke midler kan man søge lokalt?

Generelt kan kredsene med fordel søge lokale fonde, banker, butikker og enkelte spillesteder om støtte til aktiviteter. Derudover kan man med fordel søge især to andre puljer:

• 18 midler:
• 18 midler er penge, som landets kommuner hvert år skal uddele til frivilligt socialt arbejde. Alle frivillige foreninger i kommunen kan således typisk søge om tilskud til deres aktiviteter.

Kommunerne bestemmer selv, hvordan puljen fungerer og søges, men der er typisk en vejledning på de enkelte kommuners hjemmeside sammen med et ansøgningsskema eller for ansøgning online. Her fremgår det også, hvad der kan søges til i kommunen.

Man kan med fordel orientere sig via de lokale frivilligcentre.

Vær opmærksom på om der er ansøgningsfrister eller ej på puljerne. Også for regnskabsaflæggelse i forbindelse med en evt. bevilling.

DH lokalpuljen:

Lokalpuljen er en pulje, som støtter det lokale frivillige foreningsliv inden for handicapområdet.

Alle lokale handicaporganisationer og handicapforeninger kan søge puljen til aktiviteter. Bemærk dog, at de lokale DH-afdelinger ikke kan søge puljen.

Der ydes støtte til aktiviteter, der har til formål at styrke det lokale handicappolitiske arbejde. Det kan fx være kurser, temadage, møder med lokalpolitikere og aktiviteter, der skaber synlighed om handicap i befolkningen.

Ansøgningsfrist og skema udsendes fra DH centralt en gang om året. Dette får I besked om via landskontoret.

Sociale aktiviteter og netværksaktiviteter:

Epilepsiforeningens forretningsudvalg udarbejder en samlet plan for kurser og de landsdækkende sociale aktiviteter der finansieres via Handicappuljen

Foreningens kredse opfordres til at udbygge samarbejdet på tværs af geografi om sociale aktiviteter:

Kredsene opfordres til at være særligt opmærksomme på muligheden for at etablere netværk for målgrupper; eksempelvis familier med børn med epilepsi, grupper for børn, hvor forældrene har epilepsi eller voksne med epilepsi.

Det er vigtigt, at aktiviteterne er åbne for alle medlemmer, medmindre der er særlige målgrupper for aktiviteten (eksempelvis voksenkursus).

Det kan være godt at bruge lidt tid på at tænke de praktiske ting igennem, når man vil afvikle en aktivitet. Eksempelvis; man kan mange gange med fordel medbringe en lille forbindingskasse med plaster og lignende, hvis uheldet skulle være ude.

Epilepsiforeningens aktivitetspulje

Epilepsiforeningens kredse, ad hoc udvalg, interessenetværk og diagnosegrupper kan søge støtte til aktiviteter i Aktivitetspuljen.

Aktivitetspuljens formål er at understøtte aktiviteter i Epilepsiforeningen, og man finder ansøgningsskemaet og rammerne for uddelingen her

Ved ansøgninger fra Epilepsiforeningens kredse vil kredsens formue indgå i vurderingen før evt. bevilling.

Kredsen skal derudover som udgangspunkt have afsøgt muligheden for at få støtte via de kommunale § 18 midler, Danske Handicaporganisationers lokalpulje eller lokale fonde og firmaer.

Aktiviteterne som støttes skal være åbne for alle foreningens medlemmer landet rundt. Der kan dog være særlige forhold som naturligt afgrænser aktiviteter for eksempelvis diagnose- eller interessegrupper.

Der bør tilstræbes en egenbetaling i aktiviteterne.

Der skal aflægges en kort og uformel evaluering af støttede aktiviteter. Her lægges vægt på:

• Deltagerantal
• Deltagernes oplevelse
• Arrangørernes oplevelse

Landskontoret har udarbejdet et skelet til evalueringsskema, som kredsen kan tilrette specifikt til det arrangement der skal evalueres. Se skemaet her.

Forretningsudvalget træffer afgørelse om støtten. Såfremt medlemmer af forretningsudvalget er involveret i ansøgningen og/eller aktiviteten, er de inhabile i beslutningsproceduren.

Hjælp til regnskab og revision

Alle kredse kan vælge om foreningens bogholder skal fungere som kasserer for kredsen. Dette er typisk, hvis man ikke ønsker eller ikke er i stand til at afsætte kassererposten på anden vis.

Derudover har kredsene også et stående tilbud om, at bogholder Janni Bagge kan påtage sig revisionsopgaven, såfremt der er behov for det. Vi ved erfaringsmæssigt, at især de to poster ofte kan være lidt svære at få besat.

Kredsene bedes alle benytte samme regnskabsskabelon.

Særligt ift. oplægsholdere og SKAT

Når der købes konsulenttimer eller foredragsholder til arrangementer i kredsen, er det vigtigt, at konsulenten eller foredragsholderen skriver en faktura til kredsen, som indeholder cpr.nr. eller cvr.nr.

Dermed er det konsulenten/foredragsholderen selv, der har pligten til at indberette beløbet til SKAT.

Kredsen kan ikke indberette B-indkomst eller andre honorarer, da den ikke har ansatte og ikke har nogen forpligtelser overfor staten og SKAT i øvrigt.

Regler for kredsenes egenkapital

Foreningens hovedbestyrelse har fastsat en vejledende kredsformuegrænse (fri egenkapital) på 75.000 kr. for kredsene.

Formålet er at signalere til foreningens kredse, at pengene som stilles til deres rådighed så vidt muligt, skal ud og arbejde for medlemmerne.

Der er al mulig grund til at gå offensivt til værks i en tid, hvor vi ønsker medlemsvækst og aktiviteter. Her har kredsene både en vigtig funktion og et tilhørende ansvar.

Omvendt er der også brug for, at kredsene tænker sig om, og ikke bruger pengene uforsvarligt.

Reglerne for godtgørelse til frivillige

Kredsbestyrelsen kan orientere sig i de til enhver tid gældende rammer for godtgørelse og andet til frivillige her.

Her kan man med fordel især hæfte sig ved følgende afsnit:

”Vi anbefaler derfor, at gaver til frivillige altid holder sig under de beløbsgrænser, som eksisterer for virksomheders gaver til medarbejdere.

Virksomheder må give jule- og lejlighedsgaver med en samlet værdi på maks. 1.200 kroner om året uden at medarbejderen bliver beskattet. Værdien af en julegave, som må have en værdi af maks. 900 kroner, skal lægges sammen med værdien af en evt. lejlighedsgave.

Se Skats eksempler på, hvornår jule- og lejlighedsgaver beskattes og hvornår de er skattefri

Det er vanskeligt at få et klart svar på, hvor grænsen for gaver til frivillige ligger, men lejlighedsgaver af ubetydelig værdi (fx et par flasker rødvin eller en æske chokolade) er ikke skattepligtige.

I skal være opmærksomme på, at kontanter og gavekort altid bliver betragtet som skattepligtig indkomst uanset beløbets størrelse.”

Forsikring:

 

(afventer tekst…..)

Børneattester

Der indhentes børneattest på alle foreningens bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og ansatte i foreningen.

I tilknytning til afvikling af generalforsamlingerne og den efterfølgende konstituering indsamles navn og cpr.nr. på alle frivillige, og kontoret indhenter herefter børneattester på alle.

Bruger kredsen ad hoc frivillige til aktiviteter, skal der indhentes særskilt på dem.

Hvis man ikke ønsker at afgive en børneattest, eller hvis en frivillig evt. har en påtegning, kan man ikke deltage i aktiviteter, hvor der indgår børn og unge under 15 år.

Direktøren meddeler i givet fald dette til kredsformanden.

Brug af personalet i forskellige sammenhænge

Landskontorets personale – og her især rådgiverne – bliver af og til inviteret til at holde oplæg på kredsenes arrangementer.

Kredsene kan gratis trække på foreningens rådgivere ved afvikling af større arrangementer og kurser. Kredsene betaler dog transporten for rådgiverne efter det gældende regelsæt, og sørger derudover for overnatning til rådgiverne hvis dette er nødvendigt.

Forespørgsler om brug af rådgiverne til arrangementer går gennem direktøren, som træffer den endelige beslutning om rådgiverne kan deltage. Afgørelsen træffes på baggrund af en konkret vurdering og prioritering af rådgivernes arbejdsopgaver på det pågældende tidspunkt.

Det anbefales kredsene at planlægge og sende forespørgsler om brug af rådgiverne i rigtig god tid, da de har mange andre vigtige opgaver.

Datoer for blandt andet bladudgivelser og møder i FU og HB kan du se i Epilepsiforeningens årshjul for 2025

Hvem har adgang til ”Min forening” på Membersitet?

Landsformand og næstformand har rettigheder til Membercare (foreningens medlemssystem) og ”Min forening” på Membersite (selvbetjeningssiden).

Forretningsudvalget beslutter, hvem der i kredsbestyrelsen kan have adgang til ”Min forening” på Membersite.

Under ”Min forening” på Membersite kan man se forskellige oplysninger om kredsens medlemmer. En kreds kan kun se egne medlemmer.

Formanden for bestyrelsen og den, formanden evt. udpeger til at hjælpe med praktiske opgaver i tilknytning til medlemssystemet har adgang til ”Min forening”.

Hvordan er ”Min forening” bygget op

Man logger sig på ”Min forening” på Min side – selvbetjening på hjemmesiden. Her finder kredsen de faciliteter, som Membersite er bygget op omkring. Fanerne beskrives meget kort i de efterfølgende afsnit.

Medlemslister

Medlemslisten trækkes under fanen medlemmer og indeholder oplysninger om navn, adresse, telefon, mail, fødselsår og køn

Oplysningerne om medlemmernes epilepsibaggrund videresendes via kontoret til enten kredsformand eller næstformand.

Send e-mail

Under fanen mail, kan kredsen nemt og hurtigt danne en mail til alle kredsens medlemmer, hvor en mailadresse er oplyst.

Alle adresser lægges helt automatisk Bcc i mailen, som er i tråd med GDPR.

Medlemsbevægelser

Her kan kredsen følge med i det aktuelle medlemstal for kredsen. Der er bevægelser for ind- og udmeldelser.

Udvalgsposter

Landskontoret opretter ”udvalgsposter” i systemet med afsæt i kredsindberetningen efter generalforsamlingen. Her er det muligt at fjerne/lukke og oprette et medlem af kredsbestyrelsen. Det er typisk efter en generalforsamling, hvor nye er kommet ind i bestyrelsen, at denne fane rettes til med de siddende medlemmer i kredsbestyrelsen.

Landskontoret skal dog også have besked, hvis der laves ændringer, da oplysningerne i Udvalgsposter skal stemme overens med kontaktsiden på hjemmesiden.

Find udvalgsposter

Her kan der søges på alle kredse, hvis man ønsker at finde telefon eller mail på et bestyrelsesmedlem i en anden kreds (eller i sin egen).

Indmeld medlemmer

Under denne fane er det muligt for en kreds at indmelde nye medlemmer.

Rapporter

Under rapporter kan kredsen trække deltagerlister til egne arrangementer, hvis de er oprettet med betaling eller faktura (hvis arrangementet er gratis). Det kan stadig være nyttigt at kunne trække deltagerlister, selv om det er gratis at deltage.

I rapporten ”Deltagerliste” kan kredsen se, hvem der har tilmeldt sig de enkelte arrangementer, som kredsen har aktuelt. Efter afholdelsesdato kan kredsen ikke længere tilgå deltagerlisterne.

Ved behov kan landskontoret sende deltagerlisterne på afholdte arrangementer til kredsen.

Grupper

”Grupper” er et nyt modul i medlemssystemet, som skal testes i to kredse over en periode, hvorefter der evalueres på brugen – hvorefter det rulles ud bredt. Forventet ultimo 2024.

Overblik, planlægning og oprettelse af arrangement:

Alle foreningens aktiviteter er typisk slået op i arrangementskalenderen

Når en kreds vil oprette et arrangement, gøres dette via Opret arrangement

Her skal man udfylde en skabelon som indeholder de data der kræves for at landskontoret kan oprette aktiviteten i kalenderen på hjemmesiden.

Særlig OBS: Kredsene skal være opmærksomme på at der kan gå op til fem arbejdshverdage, før kontoret er færdig med opsætning af arrangementet. Så det er meget vigtigt at sende de ønskede data ind til kontoret i god tid.

• Kredsen kan se deltagerlistenunder ”Min forening” på Membersite
• Der kan sendes programmer mv. ud til alle deltagere automatisk
• Deltagerlisterne kan skrues sammen, så oplysninger om kørestolsbrugere, allergier, kosthensyn mv. kan ses på den. Alle disse personfølsomme oplysninger må ikke sendes til andre end arrangøren og skal slettes, når arrangementet er afholdt (hvis oplysningerne ligger på en pc). Deltagerlisten kan kun tilgås under punktet Rapporter så længe arrangementer ikke er afholdt. Efter afholdelse ”forsvinder” deltagerlisten automatisk i tråd med GDPR-reglerne.
• Medlemmerne betaler med det samme. Det er lettere end efterfølgende at skulle i netbanken
• Systemet bliver brugt fuldt ud; f.eks. medlemmernes færden i foreningens arrangementer
• Landskontoret følger op på betalingerne på de enkelte arrangementer

Ønsker kredsen selv at stå for det, oprettes arrangementet på hjemmesiden af landskontoret, og kredsen står så efterfølgende selv for at holde styr på tilmeldinger, betalinger mv.

Kredsen og landskontoret er altid i dialog om arrangementerne med fx tilmeldingsfrister og udbetaling af deltagerbetaling til kredsen.

Derudover har foreningen et årshjul oprettet i et OneDrive dokument, som dels kan bruges til overblik og planlægning af egne og landsforeningens kommende aktiviteter; dels bruges til at undgå uheldige/uhensigtsmæssige datosammenfald.

Landskontoret lægger årets møder og landsdækkende aktiviteter ind i både fælles kalender og arrangementskalenderen, mens kredsene har ansvar for at lægge egne aktiviteter ind i Fælles Kalender (Onedrive)

Undervisning

Det er nødvendigt, at en ny kredsformand, og andre som har adgang, får undervisning i ”Min forening”, da skriftligt materiale om de enkelte punkter hurtigt vil blive forældet. Systemet opdateres flere gange om året, hvor nye faciliteter præsenteres og arbejdsgange kan forandres.

Når I skal reklamere for arrangementer:

Når I udfylder formularen til landskontoret med oplysninger om arrangementet, kan I samtidig bestille forskellige former for reklame for arrangementet.

Her er det igen en rigtig god idé at være ude i god tid så vidt muligt – kontoret har stort set altid brug for lidt tid til at håndtere ønskerne, da der er massivt tryk på vores web- og SoMe-platforme til mange forskellige aktiviteter.

I kan vælge en eller flere af disse ting for at gøre reklame for jeres aktiviteter:

• Særligt indhold i de automatiske mail-kvitteringer og påmindelser
• Boost på Facebook
• Opslag kredsens administrator kan slå op på Facebook (eks. billede med tekst i billedet)

Kredsenes arrangementer bliver omtalt i medlemsmagasinet ”Epilepsi” i det omfang det passer ind med afholdelse og tilmeldingsfrister.

Hvis I mangler inspiration til en arrangementsbeskrivelse, kan I desuden prøve at smide jeres begivenhed i ChatGPT. Denne lille video giver en kort overflyvning i brugen af værktøjet. 

Tip til gode nyhedsmails eller –breve:

Hvis I selv vil lave nyhedsmail eller breve er her nogle tips.

• • Indholdet skal være relevant for medlemmerne og ikke bare for bestyrelsen
  • Emnefeltet i mailen afgør om man gider åbne det
  • Giv artiklerne overskrifter i stil med dem aviser laver, så de fortæller, hvad man kan opleve på arrangementet og ikke bare hvad emnet for arrangementet er
  • Gør teksten let og overskuelig for læseren. Brug mange underafsnit, giv underafsnittene overskrifter og brug bullits
  • Test altid alting på en mobil, langt hovedparten læser enten her eller på en tablet.
  • Sov på det inden du trykker send
  • I kan også hente hjælp til jeres nyhedsbrev på landskontoret

 

Facebook politik:

Hovedbestyrelsen har vedtaget følgende rammer for kredsenes Facebook grupper 

• Alle kredse skal bruge deres kredsnavn + det dertilhørende logo på deres Facebook-profil og (evt.) hjemmesider.
• Alle kredse bør vælge et coverfoto som signalerer enten det geografiske område kredsen repræsenterer eller fællesskab. Kredsene bør så vidt det overhovedet er muligt konsekvent undgå at blande ikke-epilepsispecifikke budskaber ind i de fotos man har som cover; det skal være klokkeklart, at man kommer ind på en side som tilhører en specifik patientforening.
• Alle kredse skal gøre foreningens kommunikationsmedarbejder Victor Bebe  Larsen til medadministrator på deres side, som en sikkerhed for kredsen og landsforeningen. Derudover skal kredsen sikre at have mindst en administrator på siden, der samtidig er medlem af bestyrelsen.
• Alle kredse skal oprette deres Facebook-grupper som en gruppe – ikke som en side eller en person.
• Kommunikationsmedarbejderen fra landskontoret yder gerne bistand til kredsene, hvis de oplever vanskeligheder i forbindelse med ovennævnte proces.

Deadlines til medlemsbladet “Epilepsi”:

Deadline for kredsstof er opført i Fælles Kalender (Onedrive)

Denne deadline ligger typisk en uges tid, før der skal afleveres stof til grafikeren. Overskrides denne deadline, er det ikke muligt for kontoret at håndtere, hvad der ellers er plads til i bladet. Så det er meget vigtigt, at kredsstof er inde til tiden.

Konkret arbejdes der på følgende måde med stoffet i bladet:

• Det er generelt kontorets ansvar at sikre at medlemsbladet produceres til tiden, og at indholdet er afstemt med de beslutninger hovedbestyrelsen har truffet omkring indholdet.
• Det er den ansvarshavende redaktør, som i sidste ende træffer beslutning om indholdet i bladet; her fraset teksten i lederen, som er landsformandens ansvar.
• Bladproduktionen er en af de mest komplekse arbejdsprocesser foreningen har – og med en ufravigelig deadline, så det skal tilstræbes at alle så vidt muligt leverer stof indenfor de udstukne deadlines

Kredsstof:

Kredsen har ansvar for at melde de aktiviteter ind de ønsker omtalt på foreningens arrangementskalender.

Skabelonen til oprettelse af et arrangement finder du her.

Alle arrangementer samt netværk fra hjemmesidens arrangementskalender bliver herefter også automatisk omtalt i bladet, hvis tilmeldingsfrister etc. passer med udgivelsestidspunktet. Her behøves kredsene ikke foretage sig yderligere når stoffet omkring aktiviteten er afleveret ift. arrangementskalenderen.

Enkelte kredse ønsker af og til et ”must have” omtale af et specifikt arrangement – det gøres der i videst muligt omfang plads til. Det kan fx være omtale af et arrangement, der er støttet af en sponsor.

Oplysningsmaterialer:

• Pjecer: Alle Epilepsiforeningens pjecer er tilgængelige på hjemmesiden

Når der kommer nye eller opdateret pjecer, sendes besked om disse til kredsene + link til download.

Ønsker kredsen fysiske eksemplarer bestilles de gratis på landskontoret. Pga. portoudgiften kan man med fordel bestille materialer som udleveres på foreningens møder. Så sparer vi forsendelsesudgifter.

• Medlemsbladet Epilepsi: Sendes automatisk til kredsformanden ved hver udgivelse efter aftale om ønskede antal eksemplarer.

Bladet bliver også sendt fra landskontoret til en række sygehuse, institutioner mv.

• Film: Alle foreningens film ligger på hjemmesiden.

Merchandise:

Epilepsiforeningen er indgået i et samarbejde med Hjertegaver, hvor foreningens hovedparten af merchandise kan bestilles.

Landsforeningen modtager et beløb pr. solgt enhed fra siden.

Bemærk dog, at hvis kredsene køber ind til eget forbrug eller arrangementer, fratrækkes dette i salgsprisen, så kredsene alene betaler det de skal.

Særligt vedr. merchandise til foreningens frivillige i kredsen:

Hvis en kredsbestyrelse ønsker at indkøbe eksempelvis en jakke, vest eller andet, skal det være i farven grå, så logoet er mest muligt synlig.….(nuancerne afklares med Hjertegaver, så vi vælger den nuance af grå, hvor logoet står skarpest…..)

Kontoret har herudover enkelte andre produkter, som kredsene kan rekvirere gratis: bolscher og vognpoletter.

Ud over at jeres egen organisation naturligvis altid gerne vil forsøge at hjælpe jer, findes der også andre gode instanser og steder som kan være værd at holde lidt øje med, tilmelde sig nyhedsbreve fra og så videre:

Det er eksempelvis:

• Jeres lokale frivilligcenter: Stort set alle kommuner har et frivilligcenter. Har kan man hente sparring, låne lokaler og generelt deltage i tværgående samarbejder med andre foreninger lokalt. Og ofte er de meget billige eller helt gratis at få hjælpen fra. I kan finde en samlet oversigt over frivilligcentrene her.

• Center for Frivilligt Socialt Arbejde: Her kan man hente et væld af god information og deltage i rigtigt gode kurser. Og det kan anbefales at tilmelde sig deres nyhedsbrev.
• Man kan abonnere på gratis nyhedsbreve hos DH, DP, Epilepsinyhedsbrevet (der udgives af Filadelfia).

Landskontorets personale varetager en række driftsopgaver i foreningen, som landsmødet og hovedbestyrelsen rammen for i henholdsvis aktivitetsplanen og de årlige budgetter.

Kontaktoplysninger på personalet og landskontorets telefontider findes her

Aktuelt har kontoret følgende driftsopgaver:

• Allround foreningsadministration: eks. administration af medlemssystemet Membercare og økonomisystemet Navision, bogholderi, administration og medlemsservice
• Allround betjening af de politiske led, støtte og vejledning til frivillige og kredse.
• Kommunikationsarbejde: nyheder og informationsarbejde (pjecer, blad, web, SoMe, podcasts), synlighedsaktiviteter, kampagner
• Professionel rådgivning af medlemmer ved socialrådgiver, sygeplejerske, advokat (ift. arv og skifte) samt forsikringsamarbejdspartnere
• Interessepolitisk arbejde; herunder samarbejde med Danske Patienter, Danske Handicaporganisationer og ISOBRO
• Administration af forskningsfonden ”Inge Berthelsens legat”

Der kan naturligvis opstå situationer, hvor man bliver uenige – sådan er livet; også i den frivillige sektor.

Det er dog vigtigt, at uenigheder ikke vokser sig større end allerhøjest nødvendigt.

Forsøg derfor at løse tingene i fred og fordragelighed, og husk, at vi kommer med meget forskellige baggrunde, forudsætninger og ressourcer. Epilepsi i familien eller hos en selv, giver sjældent mere energi til dagligdagen; så forsøg at holde lidt ”elastik” i dialogen med hinanden.

Demokrati i en forening kan godt være en svær størrelse. Men hvis man forsøger at komme alle parter i møde, og er man i stand til at indgå kompromisser, så kan man nå langt.

Hvis konflikten eller uenigheden ikke umiddelbart kan løses, bør man kontakte landsformanden eller direktøren, som herefter vil forsøge at mægle omkring en løsning på udfordringerne i samarbejde med de involverede parter.

Ansøgning til aktivitetspuljen

Kredsindberetningsskema

Referatskabelon (wordark)

Regnskabsskabelon (exel)

Rejserefusionsblanket (wordark)

Vedtægter (pdf)

Oversigt over gode foredragsholdere

Skabelon til oprettelse af arrangementer

Evalueringsskema til arrangementer