Hvordan vi behandler dine data
Når du er medlem af Epilepsiforeningen eller kontakter os, så gemmer vi relevante oplysninger om dig, så vi kan servicere og hjælpe dig. Her kan du læse vores persondatapolitik. Og i oversigten over behandlingsaktiviteter kan du se, hvad vi gemmer af data om dig ved forskellige former for henvendelser, og hvordan vi behandler dine oplysninger.
Det gør vi med de oplysninger, du sender os
I disse såkaldte behandlingsaktiviteter eller databehandlingsvejledninger, kan du se hvordan vi behandler de data, Epilepsiforeningen får ind, når vi er i dialog med dig.
Cookies
Cookies er nødvendige for at få hjemmesiden til at fungere. Cookies hjælper os desuden med at få overblik over dit besøg på hjemmesiden, så vi løbende kan optimere og målrette hjemmesiden til dine behov og interesser. Vi bruger også cookies til at målrette vores annoncer over for dig på andre hjemmesider. Helt overordnet anvendes cookies således som del af vores service til at vise indhold, der er så relevant som muligt for dig.
Indmeldelser – medlemsoplysninger
Når du melder dig ind i Epilepsiforeningen via hjemmesiden, skal du oplyse dit navn, adresse og mail. Det skal vi bruge til at håndtere dit medlemsskab og servicere dig. Vi spørger dig også om dit køn, din fødselsdato, hvem der har epilepsi, om du er fagperson samt dit telefonnummer. Det er frivilligt, om du vil oplyse det. Vi bruger informationerne til at tilpasse vores medlemstilbud til dig.
Oplysningerne bliver gemt i vores medlemssystem, der lever op til alle mulige sikkerhedskrav.
På vores selvbetjeningsside kan du ændre og rette dine personoplysninger.
I visse tilfælde deler vi dine oplysninger med den lokale del af Epilepsiforeningen, som står for eller bistår med sociale aktiviteter.
Vi kan dele dine personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os fx med udførelsen af din ordre, eller som bistår os med vores IT-drift, hosting, mv.
Du kan altid kontakte os og bede om at få indsigt i de oplysninger, vi har fra og om dig, ligesom du kan bede om at få dem rettet eller slettet, ligesom du kan trække dit samtykke til at behandle dine data tilbage. Det gør du alt sammen via vores selvbetjeningsside.
Vi behandler dine oplysninger så længe du er medlem og sletter dine oplysninger 5 år efter udmeldelse.
Med hjemmel i Persondataforordningen Artikel 6 stk. 1b-c behandler vi data om dig for, at kunne opfylde de forpligtigelser og aftaler, vi har med dig som medlem og/eller for at kunne overholde retslige forpligtigelser i forhold til myndigheder. Ifølge Persondataforordningen Artikel 6 stk. 1f har vi som en interesseorganisation, der – som du kan læse i vores vedtægter – arbejder for, at mennesker med epilepsi begrænses mindst muligt i deres hverdag, en legitim interesse i at gemme og behandle data. Og med hjemmel i Persondataforordningen Artikel 9 stk. 2d har vi som ikkekommerciel interessepolitisk forening ret til at behandle personfølsomme oplysninger så som sundhedsoplysninger.
Hvis du oplever, at dine rettigheder, som de er angivet i Persondataloven og Persondataforordningen, er krænket, har du ret til at klage til Datatilsynet
Du kan læse hele vores persondatapolitik her
Spørgsmål til rådgivningen og/eller henvendelser til foreningen
Henvender du dig til os via hjemmesiden, er din henvendelse krypteret. Det er den ikke, hvis du sender en mail via dit mailprogram. Hvis din henvendelse ikke er sendt direkte til medarbejderen, der skal behandle henvendelsen, sender modtageren den videre til relevante medarbejder og kun til ham eller hende. Modtageren sletter din mail inden for et år.
De oplysninger, du sender os, bliver behandlet fortroligt og ikke delt med andre end postmodtageren og sagsbehandleren. Vi gemmer dine personoplysninger hos de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os med vores IT-drift, hosting, mv. Men vi sender dem ikke til nogen udenforstående tredjepart, med mindre der er lavet en konkret skriftlig aftale om det.
Når/hvis vores rådgiver svarer på din henvendelse eller videresender den til en relevant kollega blive den sendt som krypteret mail.
Med hjemmel i Persondataforordningen Artikel 6 1a og 1b gemmer og behandler vi de oplysninger, du har videregivet os, for at kunne rådgive og servicere dig. Med mindre der er lavet en konkret skriftlig aftale om det, indhenter og behandler vi ikke andre oplysninger, end dem du videregiver os.
Vi gemmer disse eller nogle af disse oplysninger: Navn, adresse, e-mail, mobilnummer, personnummer og de personlige oplysninger og sagsakter, du eventuelt har sendt os.
Vi bruger dem til: Behandling af din henvendelse.
Medarbejderen, der skal behandle din henvendelse, sletter eller anonymisere dine oplysninger senest et år efter, at sagen er afsluttet.
Undervejs kan du altid kontakte os og bede om at få indsigt i de oplysninger, vi har om dig. Du kan også bede om at få dem rettet eller slettet, ligesom du altid kan trække dit samtykke til at behandle dine data tilbage. Det gør du alt sammen via vores selvbetjeningsside.
Hvis du oplever, at dine rettigheder, som de er angivet i Persondataloven og Persondataforordningen, er krænket, har du ret til at klage til Datatilsynet
Du kan læse hele vores persondatapolitik her.
Nyhedsbrevabonnenter
Når du tilmelder dig Epilepsiforeningens nyhedsbrev gemmer vi disse eller nogle af disse oplysninger: Navn, e-mail, mobilnummer og oplyste nyhedsinteresser. Vi kan dele dine personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os med vores IT-drift, hosting, mv.
Med hjemmel i Persondataforordningen Artikel 6 1a gemmer, behandler og bruger vi kun dine oplysninger til det, du aktivt har givet samtykke til.
Vi bruger dem til: Sende dig månedlige nyhedsbreve og markedsføring, såfremt det er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende markedsføringslov.
Når du åbner et nyhedsbrev, bliver dit besøg registreret, og dataen brugt til at optimere nyhedsbrevet og vores service.
Når du modtager et nyhedsbrev, kan du i bunden af brevet afmelde dit abonnement, eller du kan kontakte os, så sletter vi dig.
Dit abonnement bliver slettet, når du beder os om det, eller hvis kontoen er inaktiv i over et år.
Du kan altid kontakte os og bede om at få indsigt i de oplysninger, vi har om dig. Du kan også bede om at få dem rettet eller slettet, ligesom du altid kan trække dit samtykke til at behandle dine data tilbage. Det gør du alt sammen via vores selvbetjeningsside.
Hvis du oplever, at dine rettigheder, som de er angivet i Persondataloven og Persondataforordningen, er krænket, har du ret til at klage til Datatilsynet
Du kan læse hele vores persondatapolitik her
Tilmeldelser til arrangementer
Når du tilmelder dig et arrangement gemmer vi de oplysninger, du sender os.
Vi gemmer disse eller nogle af disse oplysninger: Navn, adresse, mail, telefon, betalingsoplysninger (kontooplysninger) præferencer ved arrangementet og personlige oplysninger opgivet til brug for arrangementet.
Vi bruger dem til: At fremsende bekræftelse, servicere dig i forhold til arrangementet, tilpasse arrangementet dine behov og ønsker, administration af kundeforhold, informere dig om lignende arrangementer og sende dig markedsføringsmateriale, såfremt det er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende markedsføringslov.
For at kunne servicere dig i forbindelse med arrangementet, deler vi i visse tilfælde oplysninger med den lokale del af Epilepsiforeningen, som står for eller bistår med arrangementet. Vi kan dele dine personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os fx med udførelsen af din ordre, eller som bistår os med vores IT-drift, hosting, mv.
Når arrangementet er afholdt sletter vi dine oplysninger efter to år.
Du kan altid kontakte os og bede om at få indsigt i de oplysninger, vi har om dig. Du kan også bede om at få dem rettet eller slettet, ligesom du altid kan trække dit samtykke til at behandle dine data tilbage. Det gør du alt sammen via vores selvbetjeningsside.
Hvis du oplever, at dine rettigheder, som de er angivet i Persondataloven og Persondataforordningen, er krænket, har du ret til at klage til Datatilsynet
Du kan læse hele vores persondatapolitik her
Webshop
Når du bestiller pjecer og andet materiale gennem webshoppen, bliver din ordre opbevaret i shopmodulet og slettes efter 5 år.
Vi kan dele dine personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os fx med udførelsen af din ordre, eller som bistår os med vores IT-drift, hosting, mv.
Din ordre bliver ekspederet af en relevant medarbejder, som bruger dine oplysninger til pakning og forsendelse.
Vi kan dele dine personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os fx med udførelsen af din ordre, eller som bistår os med vores IT-drift, hosting, mv.
Hvis du oplever, at dine rettigheder, som de er angivet i Persondataloven og Persondataforordningen, er krænket, har du ret til at klage til Datatilsynet Hvis
Du kan læse hele vores persondatapolitik her
Legatansøgninger
Når du søger et legat i Epilepsiforeningen, bliver ansøgningen med relevante bilag, fx din årsopgørelse, behandlet af en relevant medarbejder.
Medarbejderen tildeler eller giver afslag på baggrund af det ansøgte formål og dine økonomiske forhold.
Ved et eventuelt tilsagn bliver ansøgningen lagt i bogholderiet, som sørger for udbetaling.
Efter endt behandling af ansøgningen bliver bilag makuleret.
Ansøgningen bliver i bogholderiet til brug for dokumentation til revisor og efter reglerne i bogføringsloven, hvor vi blandt andet skal gemme regnskabsmateriale i fem år efter afslutningen af det regnskabsår, som ansøgningen vedrører.
Ønsker du at få bilag retur, så skriv det gerne, når ansøgningen afleveres til foreningen.
Hvis du oplever, at dine rettigheder, som de er angivet i Persondataloven og Persondataforordningen, er krænket, har du ret til at klage til Datatilsynet
Du kan læse hele vores persondatapolitik her
Blad og nyhedsarbejde
Hvis du giver os tilladelse til at gemme og eventuelt bruge din historie i forbindelse med artikler på hjemmeside, nyhedsbrev, sociale medier eller foreningens blad, så bruger og gemmer vi dine oplysninger til det, du har givet tilsagn til.
Vi gemmer disse eller nogle af disse oplysninger: Navn, adresse, mobilnummer, mailadresse, billeder og de oplysninger om dit liv, som du fortæller os.
Vi bruger dem til: At lave og illustrere artikler til foreningens medier (blad, podcast, hjemmeside, nyhedsbrev, YouTube og sociale medier) og i det omfang du har givet samtykke til det, som case-artikler ved henvendelser til pressen.
Hvis du har givet dit samtykke til at optræde i foreningens medier (blad, podcast, hjemmeside, nyhedsbrev, YouTube og sociale medier) kan din historie og billede være offentligt tilgængeligt på alle vores medieplatforme.
Du kan altid kontakte os og bede om at få indsigt i de oplysninger, vi har om dig. Du kan også bede om at få dem rettet eller slettet, ligesom du altid kan trække dit samtykke til at behandle dine data tilbage. Det gør du alt sammen via vores selvbetjeningsside.
Hvis din historie er blevet offentliggjort, kan vi af tekniske grunde kun fjerne de dele af den, der optræder på digitale platforme, og kun i det omfang, du optræder alene, så andres ret til at blive hørt ikke overtrædes. Jævnfør Databeskyttelsesloven paragraf 3 stk. 6 gælder loven ikke for skrifter, lyd- og billedproduktioner, der er udgivet før lovens ikrafttræden. Og jævnfør Databeskyttelsesloven paragraf 3 stk. 8 gælder loven ikke for behandling af oplysninger og billeder, som udelukkende finder sted i journalistisk øjemed.
Billeder i vores arkiv, der ikke har ikonisk eller historisk værdi, slettes efter fem år. Blade og nyheder på vores hjemmeside slettes efter fem år. Billeder, der har ikonisk eller historisk værdi, gemmes for eftertiden.
Hvis du oplever, at dine rettigheder, som de er angivet i Persondataloven og Persondataforordningen, er krænket, har du ret til at klage til Datatilsynet
Du kan læse hele vores persondatapolitik her
Billeder
Når du deltager i Epilepsiforeningens arrangementer, bliver der meget ofte taget billeder. Hvis du giver dit samtykke til det, vil vi gemme og måske bruge dit billede til det eller de formål, som du giver samtykke til.
Vi gemmer disse eller nogle af disse oplysninger: Billede, navn, begivenhed.
Vi bruger billederne til: Illustrationer i vores medier og på vores forskellige platforme – blad, pjecer, markedsføringsmateriale, nyheder, hjemmeside og sociale medier.
Hvis du har givet dit samtykke til at optræde i vores medier, kan billedet af dig være offentligt tilgængeligt på alle vores medieplatforme.
Hvis du ser et billede af dig på en af vores digitale platforme, som du ikke ønsker at optræde på, så fortæl os, hvor du har set billedet. Så vil vi så vidt muligt fjerne det. Du kan også altid trække dit samtykke til at behandle dine data tilbage. Det gør du alt sammen via vores selvbetjeningsside.
Hvis dit billede er blevet offentliggjort, kan vi af tekniske grunde kun fjerne det på digitale platforme, og kun i det omfang, du optræder alene eller i en mindre gruppe (dvs. at billedet har karakter af et portræt og ikke er et situations- eller begivenhedsbillede), så andres ytringsfrihed ikke overtrædes. Jævnfør Databeskyttelsesloven paragraf 3 stk. 6 gælder loven ikke for skrifter, lyd- og billedproduktioner, der er udgivet før lovens ikrafttræden. Og jævnfør Databeskyttelsesloven paragraf 3 stk. 8 gælder loven ikke for behandling af oplysninger og billeder, som udelukkende finder sted i journalistisk øjemed.
Billeder i vores arkiv, der ikke har ikonisk eller historisk værdi, slettes efter fem år. Blade og nyheder på vores hjemmeside slettes efter fem år. Billeder, der har ikonisk eller historisk værdi, gemmes for eftertiden.
Hvis du oplever, at dine rettigheder, som de er angivet i Persondataloven og Persondataforordningen, er krænket, har du ret til at klage til Datatilsynet
Du kan læse hele vores persondatapolitik her
Appen ”Epilepsi”
Hvis du downloader foreningens app med digital anfaldkalender via GooglePlay eller App Store, så indsamler vi ingen data under brugen af den.
Al data gemmes kun på din mobil, og du bestemmer selv, hvad du vil bruge dataen til.
Persondatapolitik for Epilepsiforeningen
Epilepsiforeningens persondatapolitik kan også downloades som pdf her
1 Generelt
1.1
Denne persondatapolitik (”politik”) er gældende for samtlige de oplysninger, som du giver til os, og/eller som vi indsamler om dig, enten som led i et medlems-/kunde- eller bidragyderforhold eller som bruger af vores tjenester, herunder ved færden på vores hjemmeside. I politikken kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger, og hvor længe vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Du bør læse denne politik og henvende dig til os, såfremt der er oplysninger i politikken, som du ikke kan acceptere. På www.epilepsiforeningen.dk vil du til enhver tid kunne finde den gældende version af politikken.
2 Dataansvarlig
Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er:
Epilepsiforeningen
Store Gråbrødrestræde 10, 1.
5000 Odense C
Tlf. 66 11 90 91
Mail: epilepsi@epilepsiforeningen.dk
CVR nr. 57 41 54 28
(Herefter ”organisationen”)
2.1
Den overordnede retlige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger, og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering samt Databeskyttelsesloven (”L 68, Lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger).
2.2
Alle spørgsmål vedrørende nærværende politik, behandlingen af dine oplysninger samt mistanke om manglende overholdelse, skal i første omgang rettes til:
Per Olesen, direktør
Tlf.: 66 11 90 91
epilepsi@epilepsiforeningen.dk
3 Definitioner
3.1
Nedenfor følger definitioner af visse af de væsentligste persondataretlige begreber:
Personoplysninger: Enhver for form information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle oplysninger, som direkte eller indirekte, alene eller i kombination, kan identificere en bestemt fysisk person.
Dataansvarlig: Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afgør til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af personoplysninger.
Databehandler: Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne.
Behandling: Enhver aktivitet eller række af aktiviteter, som involverer brug af personoplysninger, fx indsamling, registrering, systematisering, ændring af, søgning i, sammenstilling, overladelse eller videregivelse til personer, myndigheder, selskaber m.v. uden for organisationen.
Særlige kategorier af personoplysninger: Oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering samt oplysninger i form af biometriske data, såfremt biometriske data behandles med det formål entydigt at identificere en fysisk person (følsomme oplysninger).
Persondataforordningen: Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering.
Databeskyttelsesloven: Den lov, som måtte blive vedtaget på baggrund af L 68, lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger.
4 Formål med behandlingen af dine personoplysninger
4.1
Afhængig af om du er medlem, kunde eller bidragyder hos os, eller måske blot bruger af vores hjemmeside, er vi forpligtede til at behandle dine personoplysninger i et sådant omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som ikkekommerciel interesseorganisation. Dette gælder både ved håndtering af dine eventuelle bidrag – medmindre du vælger at bidrage anonymt – dine eventuelle køb af ydelser eller varer hos os, og/eller når vi skal administrere dine eventuelle abonnementer eller medlemskaber hos os. Det kan også være ved din brug af vores webshop, vores rådgivning og/eller i forbindelse med vores markedsføring over for dig.
5 De personoplysninger, som vi behandler om dig
5.1
Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:
5.1.1
Når du er medlem, kunde eller bidragyder hos os, indsamler vi følgende almindelige personoplysninger fra dig:
Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mail, registrerings- og kontonummer. Afhængig af dit forhold til os, indsamler vi oplysninger om dit CPR-nr., eksempelvis hvis du skal have fradrag for eventuelle bidrag eller såfremt vi har en indberetningspligt. Hvis du deler dine sundhedsoplysninger med os, gemmer vi også dem.
5.1.2
Når du besøger vores hjemmeside og klikker dig rundt i vores univers, indsamler vi oplysninger om dine besøgsvaner i form af cookies. Vi indsamler også din IP-adresse.
5.1.3
Vi indsamler som udgangspunkt ingen særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) om dig, men i de tilfælde, hvor du kontakter foreningens rådgivning, giver supplerende oplysninger i forbindelse med din indmeldelse eller tilmeldelser til arrangementer og kurser, indsamler vi visse sundhedsoplysninger.
5.1.4
Hvis du fortæller din historie til vores hjemmeside eller blad, gemmer vi de oplysninger, du giver os – bl.a. sundhedsoplysninger.
5.2
Disse personoplysninger indsamler vi fra andre om dig:
5.2.1
I nogle tilfælde er det nødvendig for os at indsamle personoplysninger om dig fra andre. Det kan fx være adresseoplysninger fra Portoservice for at kunne sende blad og materialer til den rigtige adresse.
6 Cookies
6.1
På vores hjemmeside gøres der brug af ”cookies” til at styre login, indsamle webstatistik og tilpasse hjemmesidens indhold. En cookie er en lille tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller dit mobile device. Cookies er ensbetydende med, at du mere effektivt og nemmere kan bruge hjemmesiden. Vi behandler ikke information om brugeradfærd, som indsamles via cookies på en måde, der kan forbinde brugeradfærden med bestemte personer. Du kan indstille din browser til at informere dig, når du modtager en cookie således, at du altid har mulighed for at tage stilling til, om du vil acceptere den. Du kan også vælge helt at slå funktionen fra. Hvis du gør det, så vil hjemmesiden dog ikke fungere optimalt. Cookierne indeholder ikke personoplysninger såsom oplysninger om din e-mailadresse, dit bruger-id eller andre personlige oplysninger udover, hvad der fremgår af nærværende politik. Du kan læse vores cookiepolitik her
7 Sådan behandler vi dine personoplysninger
7.1
Helt konkret bruger vi dine personoplysninger til flere forskellige formål, afhængig af om du er medlem, kunde eller bidragyder hos os, eller om du blot er bruger af vores hjemmeside.
7.1.1
Er du medlem hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:
- Målrette foreningens aktiviteter jf. foreningens formålsparagraf
- Kunne administrere dit medlemsforhold
- Kunne sende dig nødvendig information om dit medlemskab
- Kunne sende dig markedsføringsmateriale, såfremt dette ligeledes er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende markedsføringslov
7.1.2
Er du kunde hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:
- Stille funktionalitet på vores hjemmeside, herunder i vores webshop, til rådighed for dig
- Fremsende ordrebekræftelser til dig
- Svare på dine eventuelle spørgsmål og efterkomme dine anmodninger
- Kunne udføre dine ordrer
- Kunne håndtere administration af kundeforholdet til dig
- Kunne sende dig markedsføringsmateriale, såfremt dette ligeledes er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende markedsføringslov
- Sende dig foreningens nyhedsbrev.
7.1.3
Er du bidragyder hos, os anvender vi dine personoplysninger til at:
- Kunne administrere din/dine indbetalinger
- Kunne sende dig nødvendig information om dit/dine bidrag
- Kunne indberette dit bidrag til SKAT, så dit bidrag skal fremgå af din selvangivelse
- Kunne sende dig markedsføringsmateriale, såfremt dette ligeledes er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende markedsføringslov
- Sende dig foreningens nyhedsbrev
7.1.4
Er du kun bruger af vores hjemmeside, anvender vi dine personoplysninger til at:
- Kunne stille funktionalitet på vores hjemmeside til rådighed for dig
- Udarbejde statistik om din færden på vores hjemmeside
- Optimere vores hjemmesides indretning
8 Hvorfor har vi lov til at behandle oplysninger om dig (behandlingsgrundlag?)
8.1
Når du bliver medlem hos os, giver et bidrag til os, køber en vare i vores webshop eller indgår anden form for aftale med os, så behandler vi dine almindelige personoplysninger til netop det pågældende formål. Vi kan også behandle dine almindelige personoplysninger, hvis du fx har en forespørgsel eller lignende, som går forud for din beslutning om at indgå en aftale med os. Det juridiske grundlag for behandling af dine personoplysninger er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.
8.2
Vi har også mulighed for at behandle dine almindelige personoplysninger, fordi vi har en legitim interesse i at behandle oplysningerne om dig, jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f), medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine egne almindelige personoplysninger går forud for vores legitime interesse i at behandle dine oplysninger, da Epilepsiforeningen – jf. vedtægterne – arbejder for, at mennesker med epilepsi begrænses mindst muligt i deres hverdag.
8.3
Vi har en legitim interesse i at behandle dine personoplysninger (dit navn, e-mail og telefonnummer) til brug for markedsføringsformål, da Epilepsiforeningen – jf. vedtægterne – arbejder for, at mennesker med epilepsi begrænses mindst muligt i deres hverdag. Vores legitime interesse består således i at kende til dine præferencer, så vi bedre kan tilpasse vores tilbud til dig og i sidste ende tilbyde produkter og tjenesteydelser, der bedre opfylder dine behov og ønsker. Vi overholder naturligvis også markedsføringslovens regler. Det er ligeledes med henvisning til denne bestemmelse, at vi udarbejder diverse statistikker over antallet af medlemmer, køb, bidrag, brug af hjemmesiden, m.v.
8.4
I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle personoplysninger om dig. Det kan fx være til brug for dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Vi skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Det kan ligeledes være i forbindelse med indberetninger til SKAT, så du kan få fradrag for dit bidrag til os. Indberetninger til SKAT skal ske med angivelse af CPR-nr., jf. skattekontrolloven, og det er derfor grundlaget for vores behandling af oplysninger om dit CPR-nr.
8.5
Såfremt du afgiver eller har afgivet særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) til os, fx oplysninger om dit helbred, så er grundlaget for vores behandling Persondataforordningens artikel 9, stk. 2 (d), idet vi er et organ, som ikke arbejder med gevinst for øje, og idet vores sigte er af interessepolitisk art. Behandlingen af dine særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) foretages som led i vores legitime aktiviteter med henblik på at sikre den bedst mulige behandling af epilepsi og begrænse de gener i hverdagen, som epilepsien kan føre med sig. Derudover sker behandlingen af dine oplysninger under den betingelse, at du enten er medlem af vores organisation, er tidligere medlem eller at du, på grund af organisationens formål, er i regelmæssig kontakt med os.
8.6
Er du ikke kunde, medlem eller bidragyder hos os, men fx blot bruger af vores hjemmeside, har vi – i begrænset omfang – brug for at kunne administrere de oplysninger, som du selv afgiver til brug for fx cookie-håndtering. Læs mere i vores cookiepolitik, som du finder her. Vi kan i nogle tilfælde registrere, hvilke IP-adresser, der har besøgt vores hjemmeside. En IP-adresse kan være en personoplysning, og såfremt vi behandler din IP-adresse, så vil det ske på samme grundlag som beskrevet ovenfor under pkt. 8.2.
9 Deling af dine personoplysninger
9.1
Vi kan dele dine personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os fx med udførelsen af din ordre, eller som bistår os med vores IT-drift, hosting, mv. Det betyder, at vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores serviceleverandører, vores tekniske support og vores bank.
9.2
Vi har også mulighed for at dele dine oplysninger med vores lokalkredse i det omfang, at dette er lovligt. Du kan se en oversigt over Epilepsiforeningens kredse her:
9.3
I tillæg til ovenstående, så deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder, som fx SKAT.
10 Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
10.1
Vi opbevarer dine personoplysninger efter nedenstående regler:
10.2
Er du kunde hos os, vil vi opbevare dine personoplysninger i op til 5 år fra ordrens afgivelse.
10.3
Er du medlem hos os, vil vi opbevare dine personoplysninger i op til 5 år efter eventuel udmeldelse.
10.4
Er du bidragyder hos os, vil vi opbevare dine personoplysninger i op til 5 år efter, at det økonomiske forhold er afsluttet.
10.5
Hvis du bruger vores hjemmesides selvbetjeningside (Membersite) med log ind, så opbevarer vi de oplysninger, du giver, i op til 5 år efter eventuel udmeldelse.
10.6
Hvis du kontakter organisationen pr mail, gemmer vi din henvendelse i op til 1 år efter, at sagen er afsluttet.
11 Dine rettigheder
11.1
Indsigt
11.1.1
Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt. 2.2) kan du anmode om indsigt i de personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.
11.1.2
Du kan også bruge de muligheder for indsigt og kontakt, der er på hjemmesidens selvbetjeningsside
11.1.3
Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi af en eller anden grund ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.
11.2
Begrænsning af behandling
11.2.1
Du har – under særlige omstændigheder – ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.
11.3
Dataportabilitet
11.3.1
Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Kontakt os venligst, hvis du vil udnytte muligheden for dataportabilitet.
11.4
Indsigelsesret
Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Det fremgår af nærværende politik i hvilket omfang, vi behandler dine oplysninger til sådanne formål. Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.
11.5
Tilbagekaldelse af samtykke
11.5.1
Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.
11.5.2
Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke til at modtage salgsfremmende oplysninger og tilbud i almindelighed, herunder med almindelig post, e-mail, via SMS, telefonisk eller via andre elektroniske midler, kan du til enhver tid gøre det ved at skrive til epilepsi@epilepsiforeningen.dk. Hvis vi er i tvivl om din identitet, kan vi bede dig om at identificere dig selv. Bortset fra de almindelige kommunikationsomkostninger er dette gratis.
11.6
Du kan skrive til epilepsi@epilepsiforeningen.dk eller benytte hjemmesidens selvbetjeningsside for at gøre brug af én eller flere af ovenstående rettigheder.
11.7
Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde, det afhænger af de særlige omstændigheder for den pågældende behandlingsaktivitet.
12 Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger
12.1
Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at vi ikke kan levere de tjenester til dig, som du efterspørger, gennemføre dine ordrer, oprette dig som bidragyder, etc.
13 Sikkerhed
13.1
I organisationen er vores behandling af personoplysninger underlagt vores IT- og sikkerhedspolitik. Vores IT- og sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.
14 Klage til tilsynsmyndighed
14.1
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:
Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 33 19 32 00, e-mail: dt@datatilsynet.dk
15 Opdatering af denne politik
15.1
Epilepsiforeningen er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken.
Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.
Denne politik er seneste opdateret 25. maj 2018.
