Hvilke regler skal kommunen leve op til ved sagsbehandling?

Når din sag behandles i kommunen, er der flere regler, kommunen skal efterleve. Reglerne er blandt med til at styrke din retssikkerhed og det er altid en fordel at kende dine rettigheder, når du har en sag til behandling i kommunen. Reglerne er med til at sikre, at kommunen træffer den rigtige afgørelse.

Vejledningspligt

Kommunen skal rådgive og vejlede dig – og skal også behandle en sag efter alle regler, når du søger kommunen om noget. Det betyder, at du ikke på forhånd skal kende til muligheder for bevillinger, det skal kommunen rådgive og vejlede om. Og det betyder, at søger du en ting, f.eks. en epilepsialarm, som en merudgift og det i stedet skal bevilges som et hjælpemiddel, skal kommunen sørge for at sagen behandles efter reglerne om hjælpemidler.

Notatpligt

Kommunen skal notere det vigtigste i en sag. Kommunen skal ikke gengive alt, der er talt om, men skal notere det, kommunen skal handle på. Kommunen skal også notere hvad der søges om, hvilke hovedhensyn kommunen lægger til grund for bevilling eller afslag samt notere dine synspunkter i sagen.

Aktindsigt

Du har ret til aktindsigt i din sag, altså se kommunens journalakter. Du kan når som hest bede om aktindsigt i din sag, og så skal kommunen udlevere kopi af sagens akter til dig. Interne arbejdsdokumenter er undtaget fra retten til aktindsigt. Når du beder om aktindsigt har kommunen 10 dage til at udlevere eller sende kopi af sagen akter til dig.

Hvis der er noget, du mener er refereret forkert fra jeres møde eller der er forkerte faktuelle oplysninger, kan du bede om at dine rettelser eller opfattelse af tingene lægges på sagen, men du kan ikke kræve at kommunen ændrer på journalnotater eller evt. indstillinger til andre, der skal træffe afgørelsen, f.eks. en leder.

Partshøring

Hvis der er akter i din sag, som du ikke er bekendt med indholdet af, og de ligger til grund for et afslag, skal kommunen høre dig om dine synspunkter om den planlagte afgørelse, inden der træffes en endelig afgørelse. Hvis du får fuldt og helt medhold i din ansøgning, skal du ikke partshøres. Ved partshøringen har du mulighed for at tilkendegive dine synspunkter og herunder tilkendegive, hvis du evt. ikke er enig med den part, der har givet oplysninger til din sag.

Sagen er fuldt oplyst

Før kommune træffer en afgørelse i den sag, skal kommunen sørge for at sagen er fult oplyst. Det vil sige, at kommunen skal indhente relevante oplysninger, f.eks. fra en læge og andre, der kan give relevante oplysninger. Det sker efter aftale med dig, der skal give tilladelse til at kommunen indhenter relevante oplysninger.

Kommunen skal sørge for at alle relevante oplysninger til en sag indhentes. Det er med andre ord ikke dig, der skal sørge for at der er de tilstrækkelige lægelige oplysninger, oplysninger fra f.eks. børnehave eller skole eller andre, der kan bidrage til at oplyse en sag, inden kommunen træffer afgørelse; det er altid kommunens opgave, men du kan bidrage ved at oplyse kommunen om, hvem der har kendskab til din sag og hvem det kan være relevante for kommunen at indhente oplysninger hos. Ligger du selv inde med relevante oplysninger, kan du selvfølgelig vælge at aflevere dem til kommunen.

Afgørelsen er skriftlig

Der er ikke noget krav om at kommunen skal give dig en skriftlig afgørelse. Men du kan altid bede en skriftlig afgørelse; det skal du gøre indenfor 14 dage efter du har modtaget en mundtlig afgørelse. Det anbefales, at du altid beder om en skriftlig afgørelse, hvis kommunen giver dig afslag på en ansøgning. Det giver dig mulighed for at se på kommunens argumenter for at give afslag og overveje, om du vil klage over sagen. Du skal være opmærksom på, at du kan klage over en afgørelse, selv om du har fået et mundtligt afslag.

Kommunens sagsbehandlingstid

Kommunen skal altid behandle din sag hurtigst muligt. Kommunen fastsætter selv hvor lang tid den har til at behandle ansøgninger indenfor forskellige lovområder. Tidsfristerne bør fremgå af din kommunes hjemmeside eller andet offentligt tilgængeligt sted; hvis kommunen ikke kan overholde den fastsatte frist, skal kommunen give dig en forklaring på hvorfor samt oplyse, hvornår du kan forvente at sagen er færdigbehandlet.

Vær opmærksom på, at hvis afgørelsen trækker i langdrag og varer ud over den officielle fastsatte tidsfrist for behandling af sagen, kan du vælge at betragte den lange sagsbehandlingstid som et afslag på det ansøgte og klage til Ankestyrelsen. En klage sendes altid til kommunen som (i de fleste sager) inden 4 uger skal sende sagen til afgørelse i Ankestyrelsen, medmindre kommunen ændrer afgørelsen på grund af din klage.

Begrundelsen skal være dækkende og forståelig

Når kommunen skal begrunde hvorfor du enten får afslag eller bevilling, skal begrundelsen være både dækkende og forståelig; det vil sige at kommunen skal inddrage alle oplysninger i sagen og argumentere ud fra det og det skal være i et forståeligt sprog. Hvis du f.eks. oplever at lægelige oplysninger ikke er medtaget i en begrundelse, og de er relevante for sagen,  er begrundelsen ikke dækkende.

Tavshedspligt

Den afdeling i kommunen, som behandler din sag, har som udgangspunkt tavshedspligt overfor andre forvaltningsmyndigheder eller 3. mand. Det betyder, at afdelingen ikke uden videre må videregive oplysninger om dig af privat eller fortrolig karakter til andre uden din accept.

Bisidder og partsrepræsentant

Du kan vælge, at du vil have bisidder med til møder med kommunen eller at du vil lade dig repræsentere af andre under din sags behandling. Der er en væsentlig forskel på bisidder og partsrepræsentant.

Bisidder deltager i mødet uden at være part i sagen, det er fortsat kun dig, der er part i sagen og du kan udtale dig og får afgørelsen. Bisidderen kan støtte dig under et møde, så du kommer omkring alt det relevante og efterfølgende gennemgå resultatet af mødet med dig.

En partsrepræsentant stræder derimod i stedet for dig. Det betyder at det er partsrepræsentanten, der udtaler sig og er den, der får tilsendt en afgørelse.

Gode links

Danske Handicaporganisationer har skrevet en pjece, der mere udførligt beskriver ovenstående regler og kommer med gode råd til, hvordan du kan sikre dig, at kommunerne overholder reglerne.

Læs artiklen “Syv god råd ved samarbejde med kommunen

Læs artiklen: “Kend de grundlæggende regler når du skal samarbejde med kommunen

Temanummer af bladet Epilepsi (2016) om retssikkerhed